Sociaal secretariaat

Wat mag je van je sociaal secretariaat verwachten?

Een sociaal secretariaat is een erkende dienstverrichter die je ondersteunt om je rol als werkgever correct en zorgeloos te vervullen. Niet alleen helpt ze je met alle verplichtingen die bij je werkgeverschap komen kijken, ze neemt een deel van je loons- en sociale administratie in handen, en geeft advies – wanneer je dat nodig hebt. Zo kan jij focussen op ondernemen en groeien – met minimale beslommeringen, en maximaal resultaat.

Ondersteuning loonadministratie en payroll

Een sociaal secretariaat doet de loonadministratie ten behoeve van werkgevers. Ze int sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing op de lonen die jij je medewerkers betaalt en zorgt voor een doelgerichte en kwaliteitsvolle informatieoverdracht naar de Belgische overheid in jouw naam en voor jouw rekening. Je sociaal secretariaat ondersteunt je met een dienstenpakket dat je volgens behoefte aantrekt.

Het loon van je werknemer berekenen

Wanneer je sociaal secretariaat het loon van je werknemer berekent, houdt die naast het afgesproken maandloon rekening met:

• De bedrijfsvoorheffing (BV): het voorschot op de inkomstenbelastingen dat de Belgische overheid op beroepsinkomsten heft. Deze bestaat bijna uitsluitend uit inhoudingen op het loon die door de werkgevers aan de belastingdienst doorgestort worden;
• Vakantiegeld: enkel vakantiegeld is het inkomen dat je werknemer krijgt als hij betaald verlof neemt. Dubbel vakantiegeld is een bonus die je bovenop het enkel vakantiegeld stort;
• Eindejaarspremie: een bonus die je jaarlijks aan je werknemer kunt betalen. Ze is niet wettelijk verplicht. Of je die dertiende maand moet betalen, hangt af van de geldende regeling in het paritair comité. Je sociaal secretariaat adviseert je hierin.

Daarnaast kun je ook een beroep doen op je sociaal secretariaat om bijzondere vergoedingen te laten berekenen. Wil jij bijvoorbeeld je werknemer zonder opzegtermijn ontslaan, dan ben je hem een opzeggingsvergoeding verschuldigd: zijn contractuele loon plus vakantiegeld, eindejaarspremie en extralegale voordelen die je tijdens de opzeggingsperiode nog zou betalen als hij bij je bleef werken. Overweeg je een medewerker in dienst te nemen en vraag jij je af wat dat kost? Ook dan kan je bij je sociaal secretariaat vaak terecht voor een loonkostsimulatie.

Sociale administratie, documenten en aangiftes

Het sociaal secretariaat steekt je een helpende hand toe om je sociale werkgeversverplichtingen te vervullen – naar je werknemer, maar ook naar overheidsinstanties. (Kijk ook bij het luikje 'vast personeel').
Zij int de bijdragen voor de Rijksdienst Sociale Zekerheid (RSZ) en de bedrijfsvoorheffing, en stort die maandelijks voor je door. En ze neemt de administratie rond arbeidsongeschiktheid, ziekteverzuim, betaald educatief verlof, tijdskrediet, brugpensioen op zich.
Maandelijks genereert je dossierbeheerder de loonfiches voor je werknemers met erop een gedetailleerde loonberekening volgens de prestaties van die maand. Jaarlijks zorgt zij ook voor het fiscale loonattest (zgn. fiche 281.10) dat je werknemer nodig heeft voor zijn belastingaangifte. Wil je een medewerker ontslaan, dan levert je sociaal secretariaat de correcte C4-documenten (ontslagformulier) aan.   
Ook je verplichte documenten en elektronische aangiften voor de overheid kun jij je sociaal secretariaat toevertrouwen:

• De RSZ-berekeningen: de berekening van de sociale zekerheidsbijdragen die je te betalen hebt;
• De aangifte bedrijfsvoorheffing;
• Dimona-aangifte: onmiddellijke elektronische aangifte van aanwerving en uitdiensttreding;
• DmfA-aangifte: multifunctionele loon- en arbeidstijdgegevens aangifte;
• ASR-aangifte: de aangifte bij sociale risico’s als arbeidsongevallen, beroepsziekten, uitkeringen en werkloosheid.

De meeste sociale secretariaten proberen al deze documenten ook digitaal te versturen. 

Sociaal juridisch advies voor de werkgever

Iemand aanwerven, of ontslaan en niet zeker hoe dat aan te pakken? Ook hiervoor kan je te rade gaan bij je sociaal secretariaat. Want naast je loons- en personeelsadministratie correct beheren, krijg je hier als werkgever ook sociaal juridisch advies rond aanwerving, afwezigheden en ontslag. En wijzen we de weg naar de tegemoetkomingen en steunmaatregelen waarop je recht hebt.

Boerenbond en Acerta werken zeer nauw samen. En dat biedt zeer mooie voordelen voor u als onderneming in de land- en tuinbouw en als lid van Boerenbond. Dit vertaalt zich niet alleen in een voordeel in de loonberekeningen voor jouw personeel…

Lees alles over dit ledenvoordeel op deze pagina.