Hoe zit het met de belastingen van mijn personeel?

​Wanneer moet mijn personeel belastingen betalen? Brieven van de fiscus zorgen vaak voor verwarring bij zowel werkgevers als buitenlandse werknemers. We proberen hier voor jou duidelijkheid te scheppen. We geven een beslissingsboom mee die je kan helpen om uit te zoeken wat je met bepaalde brieven moet doen en zetten veel voorkomende vragen samen in een lijst.

​Belasting op beroepsinkomen

Iedereen die in België geld verdient moet hierop belastingen betalen, ook werknemers die hun domicilie niet in België hebben. De belastingen in België zijn progressief. Dit wil zeggen dat wie meer verdient aan een hoger percentage wordt belast en dus meer belastingen betaalt, niet enkel in absolute cijfers, maar ook in percentage.

Belastingen voor buitenlandse seizoenarbeiders

Het loon van werknemers die in België alleen als seizoenarbeider hebben gewerkt, valt binnen de eerste belastingschijf. Zij moeten op dit loon dus een belasting van 25% betalen. Van deze 25% worden nog enkele kosten afgetrokken waardoor de eindbelasting op 18,725% zal komen.

Wanneer het beroepsinkomen van je werknemer echter voor meer dan 75% in België verdiend werd (de zogenaamde ‘zetel van fortuin’ in België), heeft die werknemer ook recht op een belastingvrije som. Op deze inkomsten moeten dan geen belastingen worden betaald.

​Bedrijfsvoorheffing

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om bedrijfsvoorheffing in te houden op het loon van een werknemer. Deze voorheffing is een voorafbetaling op de uiteindelijke belasting. Voor werkgevers die in het forfaitair systeem werken met seizoenlonen (’pieklonen’) is hiervoor een uitzondering voorzien. Zij doen een globale aangifte, een soort voorafbetaling aan de fiscus waardoor er door de werknemers geen bedrijfsvoorheffing (BV) moet worden betaald.

Er zijn verschillende situaties mogelijk:

• 0% BV: voor die werkgevers die in het forfaitaire systeem werken met seizoenlonen (20,20%)
• 11,11% BV: voor Belgen (ingeschreven in bevolkings- of vreemdelingenregister) en Oekraïners met een beschermd statuut
• 18,725% BV: voor alle andere buitenlandse seizoenarbeiders

Aangezien de 18.725% ook gelijk is aan de maximum eindbelasting voor de buitenlandse seizoenarbeiders, zullen zij geen bijkomende belastingen moeten betalen. De bedrijfsvoorheffing is dus onmiddellijk de eindbelasting.

Woonplaatsattest voor bevrijdende voorheffing

Sinds 2021 wordt de 18,725% BV beschouwd als ‘bevrijdend’. Dat betekent dat er geen belastingaangifte meer hoeft ingediend te worden. Indien je werknemer ook effectief geen belastingaangifte meer wil krijgen, dan zal hij of zij echter een woonplaatsattest moeten kunnen overhandigen aan de werkgever. Dit is een officieel document met de stempel van de gemeente van domicilie in het buitenland.

Boerenbond maakte hiervan een voorbeelddocument in verschillende talen. Let wel op dat je ook een versie in een van de officiële Belgische landstalen laat ondertekenen en afstempelen! Voor die werknemers van wie je een woonplaatsattest hebt, kan je dat ook zo aanduiden op de fiscale fiche 281.10 zodat er geen belastingaangifte meer verzonden zal worden.

Je vindt hier een voorbeeld woonplaatsattest in het Nederlands, Frans, Engels, Duits, Bulgaars, Pools, Roemeens en Oekraïens.

​Belastingaangifte

Wie geen woonplaatsattest had, wie minder dan 18,725% BV heeft betaald of wie een contract had als vaste werknemer, zal een belastingaangifte toegestuurd krijgen. Deze brieven moeten ingevuld worden en terug bezorgd aan de FOD Financiën. Het gaat dan om een belastingaangifte voor niet-rijksinwoners (BNI). Om te kunnen helpen bij het invullen heeft Boerenbond een handleiding ontwikkeld en een voorbeeld van een ingevulde belastingaangifte voorzien. Deze zijn beschikbaar in het Nederlands, Pools en Roemeens.

In sommige gevallen kan het interessant zijn om toch een belastingaangifte te doen, ook al heb je geen brief ontvangen. Dit is zo voor werknemers die meer dan 75% van hun jaarloon in België verdiend hebben. Zij hebben recht op de belastingvrije som en zullen dus te veel bedrijfsvoorheffing betaald hebben. Na het invullen van de belastingaangifte kunnen ze deze (gedeeltelijk) terugkrijgen. Wie geen belastingaangifte gekregen heeft, maar deze toch wil indienen neemt contact op met de FOD Financiën op +32 2 572 57 57  (directe code: 17004). De belastingaangifte voor het lopende aanslagjaar zijn normaal verkrijgbaar vanaf september van datzelfde jaar.

* op vraag van de werkgever kan de ingehouden BV opgetrokken worden om

​Aanslagbiljet

Nadat de belastingaangifte is ingevuld, zal de fiscus berekenen hoeveel belastingen de werknemer nog moet bijbetalen of hoeveel de werknemer zal terugbetaald krijgen. Dit wordt weergegeven in het aanslagbiljet. Het is belangrijk om altijd te controleren of de gegevens op dit aanslagbiljet kloppen:

• Hebben ze rekening gehouden met de belastingvrije som indien de werknemer 75% of meer van zijn of haar inkomen in België verdiend heeft? Indien niet, heeft de werknemer de juiste code (1057) ingevuld? Indien nodig, kan de werknemer nog het vereiste bewijs aan de fiscus bezorgen;
• Wat indien de werknemer meldt dat er onvoldoende bedrijfsvoorheffing werd ingehouden? Ga in gesprek met je sociaal secretariaat om dit in de toekomst te vermijden;
• Zijn de lonen die hier vermeld staan correct? Indien niet, bezorg de nodige bewijsstukken aan de fiscus.

Als alle gegevens correct zijn, dan moet de werknemer het resterende bedrag betalen.

Aanslag van ambtswege

De fiscus doet ook steekproeven om werknemers te controleren. Zo kan het zijn dat de fiscus een vermoeden heeft dat iemand een inkomen heeft gekregen, ook al heeft deze persoon geen aangifte gedaan. Dit komt vaak voor bij buitenlandse seizoenarbeiders. Deze werknemers krijgen dan een aanslag van ambtswege opgestuurd. Dit is een aanslagbiljet waarin de fiscus zelf een aanname doet van het loon dat zou zijn verdiend. Ook hier geldt het advies dat de werknemer best eerst controleert of de vermelde gegevens correct zijn (zoals hierboven uitgelegd). Indien alles juist is, zal de werknemer deze som moeten betalen.