Agrocoach geeft een duwtje in de rug
"Wat voor bedrijfsleiders zijn wij eigenlijk wel? Waarom hebben we zoveel ideeën, maar krijgen we er zo weinig verwezenlijkt?” Met die vragen worstelden Marjan Denie en Geert Laenen.
Vorig najaar schreven ze zich daarom in voor de opleiding Agrocoach van het Innovatiesteunpunt. Ze volgden een traject van acht avonden rond alle aspecten van bedrijfsleiderschap.
Marjan en Geert leiden Hoebenschot Plant en Hoebenschot Tuin, een boomkwekerij en tuinaanlegger. In totaal werken er tien mensen op het bedrijf. “We probeerden al eerder te werken aan onze bedrijfsvoering”, licht Marjan toe. “Zo hebben we met een externe begeleider gewerkt rond visie en strategie en we hadden al een competentiematrix opgesteld. Maar hadden we dat wel goed gedaan? En welke volgende stappen moesten we zetten? Dat waren maar enkele van de vele vragen waarmee we naar Agrocoach stapten.”
Leren van elkaars ervaring
“De groep deelnemers was heel divers, maar er zaten enkele plantenkwekers tussen – weliswaar van kamerplanten – dus we vonden meteen enkele raakpunten. Eén andere tuinaanlegger nam deel, een bedrijf uit Vlaams-Brabant. Omdat er een grote afstand is tussen onze bedrijven, zijn we geen concurrentie voor elkaar en konden we als collega’s met elkaar omgaan. Maar ook bedrijven uit heel andere sectoren zorgden voor een erg boeiende inbreng. De accenten liggen anders op alle bedrijven. Wat de ene al wel doet, is voor de andere nog helemaal niet aan de orde. Onze verhalen werkten aanvullend. Los daarvan waren de gezamenlijke maaltijden erg boeiend. Ook dan staken we veel op van elkaars ervaring.”
Als bedrijfsleiders van Hoebenschot volgden Marjan en Geert samen de opleiding. “Dat was echt een groot voordeel. We hoefden elkaar niet te overtuigen maar werden samen enthousiast gemaakt. Wanneer we nadien onze medewerkers inlichtten, merkten we dat zij veel minder snel overtuigd waren. Dat is niet onlogisch, want zij wisten niet welke filosofie er achter een bepaalde redenering zit. Een ander een groot voordeel van Agrocoach is dat je telkens enkele weken de tijd krijgt om het geziene te verwerken. Niet alles wat je hoort, is naar je zin. Je hebt een tijdje nodig om het te verwerken en om te bekijken hoe je het ook in je eigen bedrijf kunt toepassen. Bovendien is het een stimulans om telkens iets te presteren. Als je een opleiding volgt die een week duurt, krijg je in die week veel informatie, maar het is niet zo evident om nadien thuis er ook echt iets mee te doen. Bij Agrocoach probeerden we het na elke sessie ook effectief te vertalen naar ons bedrijf.”
Geprikkeld om meer te weten
“Doordat tijdens elke sessie een nieuw onderwerp aangesneden wordt, kan je natuurlijk niet echt diep op alles ingaan. Je wordt wel geprikkeld. Bij mij was dat het geval bij de gesprekken over communiceren met je personeel. Hoe ga je om met je medewerkers? Hoe geef je een opdracht? … Omdat ik hierover echt meer wil weten, heb ik mij nu ingeschreven voor een postgraduaatopleiding in bedrijfsorganisatie.”
Veel inspiratie dus, maar heeft het ook echt iets veranderd in de bedrijfsvoering van Geert en Marjan? “Het is een proces dat nog niet klaar is, maar de eerste stappen hebben we gezet. We hebben de analyse van onze bedrijfsprocessen in gang gezet om onze werkwijze op orde te zetten.”
“We hebben ook bekeken hoe wij communiceerden. Daarin staan we nu al het verst. We geven bijvoorbeeld de opdrachtbon niet meer mee met onze werknemers, want die is niet altijd even uitgebreid en dus soms onduidelijk. We delen nu duidelijke, praktische zaken mee, bijvoorbeeld 'Er moet een hoge haag gesnoeid worden, neem dus zeker een lange ladder mee.’ Dat zijn standaardzaken die je perfect kunt voorbereiden. We ondervonden ook dat een korte, mondelinge uitleg 's morgens niet altijd voldoende is. We zetten nu alles op papier, zodat iedereen ook bij de laatste klant van de dag nog weet wat er moet gebeuren en hoe.”
Een urenstaat in duidelijk Nederlands
“Een ander knelpunt waren de urenstaten, waarop onze medewerkers invullen hoe lang een bepaalde opdracht duurde, wie eraan meewerkte, welke taken ze precies uitvoerden, met welke materialen en machines enzovoort. Het document dat we daarvoor gebruikten, was veel te druk en dat nodigde niet uit om het correct invullen. Daardoor moesten wij zelf nog eens bellen om navraag te doen en dat leverde meer werk op in plaats van minder. We zochten een manier om dat op te lossen. Resoc bracht ons in contact met het Huis van het Nederlands. Samen met hen gaan we bekijken hoe we deze uurstaten eenvoudiger kunnen maken en praktischer in het gebruik.”
“Stagiairs of nieuwe medewerkers werden bij ons al goed begeleid. Die begeleiding hebben we nu uitgebreid met een erg handige onthaalbrochure. Wat zijn de werkuren? Welke praktische afspraken gelden hier? Wie zijn je aanspreekpunten? Wie doet wat? Wat heb je nodig voor welke taak? Welk materieel geven wij je en waarvoor zorg je zelf? De antwoorden op die vragen staan nu kort en bondig in een document voor nieuwkomers.”
Balans tussen uitdaging en regelvermogen
“Wij hebben altijd erg open willen werken, veel willen samen zitten en samen beslissingen nemen. Dat is misschien onverwacht, maar na Agrocoach hebben we dat teruggeschroefd. Er was bij ons op het bedrijf te veel inspraak, waardoor we niet meer efficiënt werkten. Het is een aanpassing, maar intussen werken we wel veel beter. Het is niet zo eenvoudig om de balans tussen uitdaging en regelvermogen voor het personeel in evenwicht te houden. Dat zal altijd een werkpunt blijven.”
“We zijn nog niet klaar met alle stappen die we na Agrocoach willen zetten. Als ons bouwproject verder staat, moeten we ons kantoor zo schikken dat we zo efficiënt en ordelijk mogelijk werken. Ook de procesanalyse moet nog gebeuren. Maar we hebben al stappen in de goede richting gezet. Door Agrocoach ontdekten we dat we te veel willen doen en te veel hooi op onze vork nemen. Daarom werken we eerst al onze lopende projecten af en zullen dan pas aan nieuwe uitdagingen beginnen.”
