Vanaf 1 september 2022 enkel nog werknemers giraal uitbetalen

1. Eurorekening in land van herkomst

Deze piste geniet de voorkeur omdat deze voor de seizoenarbeider een rekeningen  ondersteuning biedt in een taal die hij begrijpt. De werkgever heeft geen extra administratie.

Transacties binnen de SEPA-zone (zie 4.12) zijn gratis en gebeuren meestal instant (direct). Geld afhalen in het buitenland is meestal niet gratis (bankafhankelijk), maar betalingen in een winkel in het buitenland wel.

2. Rekening in het thuisland in plaatselijke munt

Je mag het loon storten op een buitenlandse rekening. Hier kunnen echter transactiekosten aangerekend worden: spreek af wie deze betaalt (de opdrachtgever, de begunstigde of gedeelde kosten: je kan dit aanduiden bij de overschrijving) . Bovendien zijn de wisselkoersen die gehanteerd worden niet de meest gunstige. Dit is daarom een veel minder interessante optie.

3. Eurorekening in België

Seizoenarbeiders kunnen ook een Belgische bankrekening openen. In de praktijk blijkt echter dat niet alle banken zondermeer geneigd zijn om een rekening te openen voor een (tijdelijke) buitenlandse werknemer. KBC

biedt een product op maat voor zijn klanten (zie 4.11), ook kleinere, online banken zoals Aion bank zijn soms soepeler om rekeningen te openen voor mensen die hier maar tijdelijk verblijven.

• Voordelen: geen transactiekosten, overschrijvingen gebeuren instant, betalingen in België en buitenland met de kaart zijn gratis. Geld afhalen in België gratis of aan beperkte kost
• Nadelen: extra administratie op te volgen door de werkgever, meestal duurt het even voor de rekening is aangemaakt, limieten op bedrag dat per week/maand kan afgehaald worden, rekening kan afgesloten/geblokkeerd worden als er geen verrichtingen meer gebeuren.

Een uitbetaling in giraal geld, kan uitsluitend via één van de volgende betalingswijzen (bron):

• Een circulaire cheque: schriftelijke betalingsopdracht die 3 maanden geldig is en aan de werknemer wordt verzonden of overhandigd, en die hij hetzij kan innen op het postkantoor, hetzij kan laten overschrijven op een rekening geopend bij een financiële instelling, en maximumbedrag is 2 500 euro). Alleen de financiële instelling die de cheque heeft uitgegeven is ook verplicht de optie om cash uit te betalen aan te bieden. Cheques blijven dure betaalmiddelen, zowel voor de opdrachtgever als voor de begunstigde. Bovendien zijn ze zeer fraudegevoelig. ! Sommige banken stopten (recent) met het uitgeven en verwerken van cheques
• Een overschrijving op een bankrekening;
• Een overschrijving op een postcheckrekening (een rekening bij BPost waarbij je geen bankkaart of app hebt en alle verrichtingen via het kantoor verlopen).

De wet stelt dat het volledige loon giraal betaald moet worden en voorziet geen uitzondering voor leefgeld/voorschotten.

Wij hebben inmiddels een CAO kunnen sluiten voor de maand september met de vakbonden waardoor er in de maand september nog maximum een netto bedrag van 150 euro cash als voorschot mag betaald worden aan een voltijds tewerkgestelde seizoenarbeider. Indien de seizoenarbeider geen volledige maand werkt, dan moet het voorschot geproratiseerd worden in functie van de tewerkstellingsgraad.

We onderhandelen op dit moment nog met de vakbonden om het gemaakte akkoord hierrond te verlengen en verder te verfijnen.

Indien het voorschot van 150 euro cash niet volstaat, raden we u aan om het verschuldigde bedrag over te schrijven als voorschot. Dat kan heel snel via bv de smartphone met een QR code. We verwachten hier ook een evolutie naar bv Payconiq oid.

De verplichting om giraal te betalen is van toepassing vanaf 1 september 2022 en geldt bijgevolg dus ook voor uitbetaling van de lonen van augustus 2022 indien die pas in september 2022 zouden plaatsvinden.

Bij het giraal overmaken van het salaris, geldt dat het controleerbaar moet zijn of het loon daadwerkelijk is uitbetaald aan de werknemer. In dit kader is het storten op een gezamenlijke rekening van meerdere werknemers alleen mogelijk als het om een rekening gaat die op naam van alle betrokken werknemers staat.

De wet zegt dat betalen op rekening van derden geen gewoonte mag zijn. Wij raden dit dan ook af en voorzien dan ook geen standaarddocument om de seizoenarbeider te laten ondertekenen.

Je zou dit kunnen overwegen om transactiekosten uit te sparen, maar de wet stelt dat het loon voor seizoenarbeiders minstens tweemaal in de maand uitbetaald moet worden, zoals bij gewone arbeiders, waarbij een van die betalingen geldt als een definitieve betaling. Het gedeelte van het loon dat vooruit betaald wordt, moet bij benadering overeenstemmen met het verschuldigde nettoloon dat de seizoenarbeider op dat moment reeds verdiend heeft. Het tijdsverloop tussen de 2 betalingen mag bovendien hoogstens 16 kalenderdagen bedragen waarbij het loon effectief op de rekening van de werknemer staan.

De loonbonnen die opgesteld worden door het sociaal secretariaat zijn typisch pas enkele dagen na het einde van de tewerkstelling klaar. De seizoenarbeiders willen bij het afronden van de samenwerking asap hun geld.
Om dit probleem op te lossen kan je werken me een voorschot en afrekening. Dit kan je wel 2 loonbonnen kosten. Overschrijvingen tussen rekeningen binnen de SEPA zone* zijn gratis en meestal instant.

Men kan tot 5 jaar terug gaan in de tijd dus in september cash betalen = mogelijks in 2027 daarvoor nog boete. Bij een herhaaldelijk misdrijf (zelfde fout bij zelfde persoon), kan men zelfs nog verder terug gaan.

De kost bestaat uit een regularisatie + sanctie.

• Het is op dit moment hoogst onduidelijk of de rechtbank rekening zou houden met een ondertekend ontvangstbewijs van het uitbetaalde cash loon. Bijgevolg bestaat het risico dat u het loon opnieuw moet betalen (hoe dan???) =regularisatie. De aanwezigheid van een ondertekend document voor ontvangst kan een meerwaarde zijn, maar alles zal afhangen van de controleur en eventuele andere inbreuken die worden vastgesteld.
• Bijkomend volgt een administratieve boete van 200 tot 2.000 euro per inbreuk. Het is niet duidelijk of we kunnen argumenteren dat het maar 1 inbreuk is, alles zal afhangen of ze ook nog andere inbreuken vinden, of het de eerste keer is etc.

KBC heeft een gratis, aangepast product uitgebracht voor zijn klanten om buitenlandse seizoenarbeiders vlot aan een rekening te helpen. Het principe is dat de Werkgever alle gegevens (op voorhand) instuurt en dat er één week later nog één keer naar het kantoor moet gegaan worden met de seizoenarbeider om te tekenen en de kaart in ontvangst te nemen

De rekening moet afgesloten worden op het einde van de tewerkstelling, als je dat niet doet en er zijn geen bewegingen sluiten zij ze af. Dit kan reeds gebeuren indien er gedurende 1 jaar geen enkele bankverrichting is gebeurd.

*Sepa-zone: De SEPA-zone of Single Euro Payments Area bestaat uit de Europese Unie (EU), Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, San Marino, Zwitserland, Verenigd Koninkrijk (met inbegrip van Gibraltar) en Monaco.