Menu

Werken met deeltijds personeel

Terug naar Onderwerp

Schriftelijke arbeidsovereenkomst

Voor elke deeltijdse werknemer moet er een arbeidsovereenkomst of contract op papier worden opgemaakt. Er moet van elke deeltijdse arbeidsovereenkomst een uittreksel bewaard worden ten behoeve van de inspectie. Dit uittreksel moet bijgehouden worden samen met het arbeidsreglement.

Wanneer er een controle zou komen, kan de inspectie onmiddellijk vaststellen welke arbeidsregeling en welk uurrooster met de betrokken deeltijdse werknemer afgesproken is.

Arbeidsregeling - uurrooster

In de arbeidsovereenkomst moet er aangeduid worden hoeveel uren de deeltijdse werknemer zal werken. Dit is bijvoorbeeld 25 of 32 uur per week. Dit wordt de arbeidsregeling genoemd. Hierbij gaat het alleen over het aantal uren per week dat de werknemer zal werken. Het gaat niet over het concrete tijdstip waarop de arbeidsprestaties zullen verricht worden. De arbeidsregeling kan vast zijn (bijvoorbeeld elke week 20 uur) of flexibel (bijvoorbeeld een gemiddelde van 20u over een aangeduide referentieperiode).

In de arbeidsovereenkomst moet ook het uurrooster vermeld worden. Dit is de concrete aanduiding op welk ogenblik de prestaties zullen geleverd worden. Ook het uurrooster kan vast (elke dag en elke week wordt op dezelfde tijdstippen gewerkt) of variabel (er kan elke week op andere momenten gewerkt worden) zijn.

Arbeidsreglement

Elke werkgever moet een arbeidsreglement hebben. Elke werknemer moet een exemplaar van het arbeidsreglement ontvangen. Alle mogelijke uurroosters die je ooit in het bedrijf wil toepassen, moeten opgenomen worden in het arbeidsreglement. Wanneer er een controle komt van de inspectie, moet je kunnen aanduiden in welk uurrooster de werknemers aan het werk zijn. 

  • De algemene regel is dat geen arbeid mag verricht worden buiten de mogelijkheden die opgenomen in de uurroosters van het arbeidsreglement.
  • Voor deeltijdse werknemers die werken met een vast uurrooster volstaat het dat het concrete uurrooster opgenomen is in het arbeidscontract.
  • Voor deeltijdse werknemers die werken met een variabel uurrooster, dienen de voorziene uurroosters duidelijk in het arbeidsreglement opgenomen te worden.

Indien de werkgever een variabel uurrooster wil wijzigen, dan moet het nieuwe uurrooster 5 werkdagen op voorhand schriftelijk of elektronisch worden meegedeeld aan de werknemer. In elk geval moet er bij inspectie een spoor van deze bekendmaking zijn. Bovendien moeten deze bekendmakingen een jaar worden bijgehouden. Zo niet is er vermoeden dat de deeltijdse werknemer voltijdse prestaties levert en kan de socialezekerheidsbijdrage op een voltijds loon berekend worden.

Afwijkingsdocument

Wanneer een deeltijdse werknemer toch afwijkende prestaties levert, dan voorzien in het vooropgestelde uurrooster dan moeten deze afwijkingen genoteerd worden in een afwijkingsdocument. Dit document moet het precieze begintijdstip en het einde van de arbeid vermelden. Het document moet vijf jaar bijgehouden worden. Het afwijkingsdocument kan eventueel vervangen worden door een prikkloksysteem.

Wanneer het afwijkingsdocument niet of niet nauwkeurig wordt bijgehouden, is er bij inspectie een vermoeden dat de deeltijdse werknemer voltijdse prestaties levert en moet de socialezekerheidsbijdrage betaald worden op een voltijds loon.

Overuren voor deeltijdsen

Voltijdse werknemers kunnen gemiddeld 38 uur/week werken en dit gemiddelde kan over een jaar bereikt worden. Voltijdse werknemers kunnen in de landbouw zelfs tot 11 uur/dag en 50 uur/week werken zonder dat er een overurentoeslag verschuldigd is.

Voor deeltijdse werknemers geldt deze regeling niet. Wanneer een deeltijdse werknemer te veel bijkomende uren presteert in vergelijking met het geldende uurrooster of het te respecteren gemiddelde uurrooster, kan er in bepaalde gevallen toch een overurentoeslag verschuldigd zijn van 50%, zelfs als men nog ver onder de 38 uur/week blijft:

  • Voor deeltijdse werknemers die werken met een vast uurrooster, is er een afwijkingskrediet van 12 uur per maand.

Concreet: wanneer er 13 of meer uur per maand wordt afgeweken van het geldend uurrooster, is er een toeslag verschuldigd van 50%.

Voor deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster, is er een afwijkingskrediet van gemiddeld 3 uur en 14 minuten per week die begrepen is in de referentieperiode waarin de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur moet gerespecteerd worden. Er geldt een maximum van in totaal 168 uur.

Concreet: het aantal meeruren is afhankelijk van de duur van de referentieperiode

Een kwartaal: 3 uur 14 minuten  x 13   = 42 uur 8 minuten
Zes maanden:  3 uur 14 minuten x 26 = 84 uur 4 minuten
Een jaar : 3 uur 14  minuten x 52  = 168 uur

Wanneer men dit aantal uren overschrijdt, is er een overurentoeslag van 50% verschuldigd .        

Minimumarbeidsduur per week

Wanneer je aan een werknemer een deeltijdse arbeidsovereenkomst wil aanbieden, moet je rekening houden met de zogenaamde éénderdenorm: de tewerkstelling moet steeds ten minste  één derde omvatten van de normale voltijdse arbeidsregeling.  Een deeltijdse arbeidsovereenkomst moet dus minstens 12 uur/week bedragen.

Minimumduur per prestatie

Er geldt ook  een minimumprestatie van drie uren. Wanneer een deeltijdse werknemer het werk aanvat, moet het voor minstens drie uur zijn.

Conclusie

Het werken met deeltijdse werknemers is dus formalistisch en strikt gereglementeerd, zeker als je gebruik wil maken van een flexibele arbeidsregeling in combinatie met een variabel uurrooster. Er is een alternatieve regeling mogelijk via de werkgeversgroepering. Hierbij kan een werknemer in dienst worden genomen op deeltijdse basis voor de inzet op meerdere bedrijven.

Lees ook 'Deeltijdse arbeid wordt minder formalistisch' uit Boer&Tuinder van 27 april 2018 (pdf)

Meer informatie

Sector: