Verkoopvoorwaarden

Stel verkoopvoorwaarden doordacht op

De opbouw van een professionele klantenrelatie start met wederzijds vertrouwen tussen teler en afnemer. Naast dat vertrouwen zijn ook sluitende afspraken belangrijk. Die kunnen contractueel worden verankerd in de verkoopvoorwaarden. Het doordacht opstellen van verkoopvoorwaarden is cruciaal. Binnen het project 'Sierteelt en Keten Sterk' gingen we hierover heel gericht aan de slag met en voor een aantal siertelers.

Basisprincipes

Hoe kun je ervoor zorgen dat afnemers zich aan hun belofte houden? Voor jou als leverancier is het de opdracht om de juiste afspraken te maken met jullie klanten. De meest voor de hand liggende afspraken zijn de aard van de goederen, prijs, hoeveelheid en leverdatum. Maar daarnaast zijn er heel veel randafspraken die bepalen op welke manier de goederen of diensten worden overgedragen. Al die afspraken kunnen worden vastgelegd in een uniek contract. Maar veel vaker worden verkoopvoorwaarden toegepast. Dit zijn vooraf opgemaakte bedingen die eenzijdig door de leverancier zijn opgesteld, met als doel die op zoveel mogelijk relaties toe te passen. Door verkoopvoorwaarden te hanteren, geef je de voorwaarden aan waaronder jouw onderneming zaken doet. Algemene verkoopvoorwaarden hebben ten opzichte van een contract als voordeel dat er minder onderhandelingsmarge is en dat ze ook bijdragen tot een professionele uitstraling. 

Wat kan je opnemen?

Naast de basisafspraken kunnen er heel veel zaken worden opgenomen in deze algemene voorwaarden. Je kan zaken opnemen zoals behandeling van klachten, aanvaarding van zichtbare gebreken, overmacht en imprevisie (een onvoorzienbare situatie die een dermate ernstig onevenwicht doet ontstaan, dat de verdere uitvoering van de overeenkomst een van de partijen ster zou benadelen), overdracht van eigendom, levering en transport, betalingsvoorwaarden,... Uiteraard is het aan jou om te beslissen wat je wel of niet opneemt. Als de opmaak van een volledige allesomvattende set te groot is, start dan klein met de meest voor de hand liggende afspraken. Het is vooral belangrijk dat je de voorwaarden opvolgt die je opneemt. Als er bijvoorbeeld in jouw voorwaarden staat dat de betalingstermijn 1 maand na ontvangst van de factuur is, dan moet je dit opvolgen. Niet opvolgen leidt ertoe dat de klant ook denkt dat het niet zo nauw komt. Je kunt trouwens in je voorwaarden een clausule opnemen waarin staat dat je vrij bent om al dan niet maatregelen te treffen bij overtreding van de algemene voorwaarden. 

Algemene verkoopvoorwaarden hebben ten opzichte van een contract als voordeel dat er minder onderhandelingsmarge is en dat ze ook bijdragen tot een professionele uitstraling. 

Hoe correct toepassen?

Om zeker te zijn dat de verkoopsvoorwaarden die je hanteert rechtsgeldig zijn, is het heel belangrijk om ze correct toe te passen. Daartoe moet de klant vooraf kennis kunnen nemen van de voorwaarden moet hij die ook aanvaarden. Die aanvaarding kan best zo expliciet mogelijk zijn, om latere discussies daarover te vermijden. Indien je werkt met offertes, dan kun je die meesturen en worden ze, mits de juiste vermeldingen, aanvaard bij goedkeuring van de offerte. Een andere mogelijkheid is via een eigen of collectief online handelsplatform. Een handmatige goedkeuring via mail vraagt een grote inspanning binnen het dagelijkse werk, waardoor dit moeilijker realiseerbaar is.

Hoe daarmee klantenrelaties versterken?

Verkoopsvoorwaarden zijn een bijdrage om een professionele relatie met jouw klanten mee te ondersteunen; het is geen allesomvattende wijze om een volwaardige relatie uit te bouwen. Hou er dus rekening mee dat je, naast de voorwaarden, ook een juiste omkadering opbouwt en werk aan degelijke communicatie naar je klanten. Goede afspraken zorgen ervoor dat je een discussie voor bent of dat er een barrière is om een discussie op te starten. Als er helemaal geen afspraken zijn, heb je niets om op verder te werken. Je kan er daarom bij de opstart voor kiezen om enkel bij nieuwe klanten of speciale bestellingen expliciet verkoopvoorwaarden toe te passen. Laat de toepassing in dagelijkse bestellingen (bij het begin) eventueel achterwege. Kortom, start indien gewenst kleinschalig en gericht. Zoals bij vele zaken is het hier beter om met iets te starten dan helemaal niets te doen. 

Nood aan meer info?

Binnen het project 'Sierteelt en keten sterk' is er heel wat kennis opgebouwd over de uitbouw van een professionele klantenrelatie. De weg daarnaartoe is veel ruimer dan enkel de opmaak van verkoopvoorwaarden. Informeer je dus ruimer voor je hier aan wil beginnen. Voor juridische bijstand en de effectieve opmaak van een set verkoopvoorwaarden verwijzen we je door naar SBB. Je kan naar een legal advisor vragen via jouw plaatselijke SBB-kantoor. SBB bouwde, dankzij nauwe samenwerking met een groep siertelers binnen het project, heel wat relevante kennis op over de sierteeltsector.